Plusieurs fois les vendeurs déclarent que vous êtes responsable des articles à la fois dans et hors du contrat. Si vous louez de l`équipement, vous êtes responsable que l`équipement rappelle intact. Cette section indique également les choses dont vous pourriez être responsable qui ne sont pas dans le contrat. Si vous enfreignez le contrat, ils gardent l`argent. Nough said. Il suffit de mettre, ne pas casser le contrat ou vous ne serez pas récupérer votre argent. Vous êtes le meilleur dans ce que vous faites. Vous planifiez des événements depuis de nombreuses années maintenant et êtes prêt à prendre sur votre prochain plus grand client. Vous avez même lu notre liste de contrôle Ultimate AV. Il n`y a qu`une seule chose qui vous retient – l`inconnu. Nous voulons aider à atténuer l`incertitude de l`inconnu.
En tant que planificateur d`événements, l`une des parties les plus difficiles de prendre la prochaine étape est les détails de contrat confus dans un accord AV événement. Grâce à la précieuse session Web menée par Jon Trask, je vais décomposer ce que vous devez savoir dans un accord AV événement. La planification d`un événement implique une myriade de détails importants, de la cueillette d`un thème à l`invitation des invités et l`Organisation des conférenciers. L`une des décisions les plus importantes consiste à choisir un lieu de négociation, puis à négocier un contrat solide. Qu`il s`agisse d`un hôtel ou d`un centre de congrès, il est essentiel de prendre votre temps avec cette étape pour vous protéger et éviter toute surprise finale sur la facture. Posez beaucoup de questions et lisez les petits caractères parce que c`est ce qui pourrait vous attirer des ennuis sur la route. Vous voulez la capacité d`évaluer et de sélectionner les meilleurs partenaires de service afin de vous assurer de protéger ce droit de manière proactive à l`étape de la passation de marchés. Par exemple, la plupart des installations ont un fournisseur d`audiovisuel interne ou «privilégié», mais vous n`êtes pas obligé d`utiliser leurs services, ou de payer des frais pour l`utilisation d`un autre fournisseur, aussi longtemps que vous négociez cette option à l`avance.
La qualité de votre AV a un impact énorme sur le résultat de votre événement, alors assurez-vous que vous êtes libre d`évaluer et de sélectionner le partenaire AV de votre choix. Blocs de chambre avec la croissance des sites de réservation de voyage, vos participants peuvent s`éloigner de votre bloc de chambre s`ils peuvent trouver des ventes ou des taux prépayés qui sont moins. Les planificateurs devraient exiger que toutes les pièces utilisées par vos participants, quel que soit le taux qu`ils ont payé ou la méthode qu`ils ont utilisé pour effectuer la réservation, sont comptés dans votre groupe pour éviter les frais d`attrition. En outre, ajouter une clause dans votre contrat qui stipule que l`hôtel accepte de comparer la liste d`inscription de votre groupe de réunion avec la liste de réservation de l`hôtel afin que toutes les chambres réservées à l`extérieur du bloc peuvent être comptés dans le bloc. En outre, exiger l`une de vos pièces non utilisées que l`hôtel revend à être déduit de tout frais d`attrition. Construction ou rénovation toujours demander si le lieu a des projets planifiés autour de votre date. Pour éviter toute construction ou rénovation inattendue de votre espace, ajoutez une clause de construction à votre contrat qui tient le lieu responsable de vous informer de tout travail qui sera fait au moment où il est connu. Cette clause devrait également vous donner le droit d`annuler ou d`avoir une compensation financière pour votre événement étant compromise. La politique d`annulation est particulièrement importante à réviser. De nombreux contrats ne définissent pas clairement ce qui sera remboursé en cas d`annulation.